Check out là gì? Quy trình làm thủ tục check out trong khách sạn Check out là gì? Quy trình làm thủ tục check out trong khách sạn
4.8/5 239 bình chọn

Check out là gì? Quy trình làm thủ tục check out trong khách sạn

Công việc chính hàng ngày của nhân viên lễ tân khách sạn là tiếp đón khách hàng và làm thủ tục check in và check out cho khách hàng. Vậy bạn có biết check out là gì? Quy trình làm thủ tục check out tiêu chuẩn trong khách sạn bao gồm những bước gì? Và phải lưu ý những gì? Hãy cùng Star Solutions đi tìm lời giải đáp cho những câu hỏi trên.

1. Check out là gì?

Check out là là những công việc mà nhân viên lễ tân khách sạn thực hiện việc tiếp nhận yêu cầu trả phòng, thanh toán và xác nhận để khách trả phòng và rời khách sạn.

check out là gì

2. Quy trình làm thủ tục check out

Công  việc check out rất đa dạng, nó yêu cầu sự tỉ mỉ và cẩn thận tuyệt đối, nhằm tránh sai xót không đáng có. Để quá trình check out cho khách hàng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, công việc này cần phải được tiến hành theo một quy trình cụ thể, công việc bao gồm những bước sau:

1 – Chào hỏi khách hàng và tham khảo yêu cầu của khách hàng.

2 – Khi biết khách hàng yêu cầu trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ hỏi khách về số phòng của khách hàng để kiểm tra thông tin trên hệ thống.

3 – Báo cho bộ phận buồng phòng kiểm tra tình trạng phòng xem có xảy ra hỏng hóc, mất mát gì không.

4 - Kiểm tra trên hệ thống để xem khách hàng có sử dụng dịch vụ kèm theo của khách sạn hay không. Nếu có, thì xác nhận lại với khách hàng.

5 - Nhận lại thông tin từ bộ phận buồng phòng về tình trạng phòng, những đồ uống khách hàng sử dụng trong minibar và tiến hành xác nhận thông tin với khách hàng.

6 – Sau khi xác nhận thông tin với khách hàng xong, nhân viên lễ tân sẽ in hoá đơn và đưa cho khách kiểm tra lại.

7 – Xác nhận phương thức thanh toán với khách hàng và tiến hành thanh toán.

8 - Nhận lại chìa khoá phòng và trả lại cho khách hàng giấy tờ lưu trú mà khách sạn đã giữ khi khách làm thủ tục check in hoặc những đồ khách hàng gửi, bưu kiện, thư (nếu có).

9 - Hỏi thăm khách hàng xem họ có hài lòng về dịch vụ của khách sạn hay không?

10 – Giao cho khách hàng check out card để chuyển cho nhân viên hành lý để họ giúp khách hàng di chuyển hành lý ra xe.

11 - Nếu khách có yêu cầu cần tìm phương tiện di chuyển, nhân viên lễ tân sẽ phải giúp khách gọi xe. Và thông báo với khách về thời gian xe đến.

12 – Chào tạm biệt khách, chúc khách hàng lên đường may mắn và hẹn lại gặp lại.

Làm thủ tục trả phòng khách sạn

3. Một số trường hợp cần lưu ý

Nếu khách hàng check out đúng thời gian thì nhân viên lễ tân thì chỉ cần làm đúng theo quy trình như trên. Những cũng có một số trường hợp:

Trường hợp check out trễ

Đa số các khách sạn ở Việt Nam đều quy định thời gian chec out là 12 giờ trưa, nhưng có nhiều trường hợp khách hàng vẫn check out trễ. Nếu trường hợp này xảy ra, nó kéo theo nhiều vấn đề khác, như: ảnh hưởng đến công việc của nhân viên buồng phòng, thời gian đón tiếp khách mới bị trễ theo. Khách hàng mặc dù check out muộn nhưng họ không nắm rõ được hậu quả việc làm của mình, một số khách vẫn tỏ ra khó chịu khi phải trả thêm chi phí vì check out muộn.

Trong trường hợp này, để không ảnh hưởng đến quy trình tiếp đón khách của khách sạn, khi khách hàng check in, nhân viên lễ tân phải xác nhận cụ thể thời gian khách check out. Nếu thời điểm khách check out trế thì phải thông báo cho khách hàng biết về khoản phí họ sẽ phải trả thêm để tránh tình trạng rắc rối về sau.

check out trong khách sạn

 Trường hợp check out nhanh

Check out nhanh hay còn gọi là Express check out có nghĩa là tiêu chuẩn dành cho khách hàng đi lẻ để khách hàng không phải xếp hàng và chờ đợi quá lâu khi làm check out trong thời gian cao điểm. Trong trường hợp này, nhân viên lễ tân sẽ phải gửi cho khách hàng biểu mẫu check out nhanh theo quy định chung của khách sạn cũng như hoá đơn thanh toán trước một ngày. Yêu cầu khách hàng kiểm tra lại các khoản chi phí về dịch vụ phòng, các dịch vụ kèm theo và yêu cầu khách điền thông tin vào giấy uỷ quyền thanh toán. Sau khi nhận được thông tin từ phiếu thông tin và giấy uỷ quyền của khách hàng, lễ tân sẽ phải kiểm tra lại khả năng thanh toán của thẻ tín dụng, điền lại thông tin khách hàng và cho chúng vào hộp dịch vụ check out nhanh vào ngày hôm sau.

Đánh giá danh mục
4.8 (239 votes)

Tin tức liên quan

Đăng ký nhận tin