Quy trình check-in khách sạn nhân viên lễ tân cần nhớ kỹ Quy trình check-in khách sạn nhân viên lễ tân cần nhớ kỹ
4.8/5 239 bình chọn

Quy trình check-in khách sạn nhân viên lễ tân cần nhớ kỹ

Khi lưu trú tại khách sạn có hai thủ tục quan trọng mà khách hàng phải thực hiện là check-in khi đến và check-out khi trả phòng. Việc đầu tiên khách hàng phải là khi đến khách sạn là đến quầy lễ tân check – in để nhận phòng. Người hoàn thành các thủ tục check-in đó cho khách không ai khác chính là nhân viên lễ tân của khách sạn.

Vậy check-in là gì? Khi check-in nhân viên lễ tân cần phải làm gì để có được chất lượng dịch vụ tốt nhất? Hãy cũng Star Solutions theo dõi bài viết ngay sau đây.

Check-in khách sạn là gì

1. Check-in là gì?

Đây là một thuật ngữ tiếng Anh được ghép bởi hai chữ “Check”“in”. Đầu tiên, chúng ta đi vào phân tích khái niệm “check” là gì. Trong từ điển tiếng Anh, check có nghĩa là kiểm tra, đánh dấu, gửi,… và được dùng để diễn tả hành động kiểm tra hay bắt sự vật, hiện tượng khác không được di chuyển theo đúng nghĩa đen. Còn “in” thì chắc hẳn ai cũng biết, nó có nghĩa là trong, ở trong. Khi ghép hai chữ này với nhau chúng ta có từ check-in với nghĩa là: ghi tên khi đến.

Cụ thể khi áp dụng vào lĩnh vực khách sạn, check-in được hiểu là quy trình thực hiện các thủ tục đăng ký, xác nhận thông tin để du khách được lưu trú trong khách sạn. Công việc này thường do bộ phận lễ tân khách sạn phụ trách thực hiện.

thủ tục check-in khách sạn

2. Quy trình check-in khách sạn tiêu chuẩn mà nhân viên lễ tân cần nắm rõ

Bước 1: Chào đón khách hàng

Ấn tượng ban đầu mà khách sạn của bạn để lại cho khách hàng chính là thái độ khi chào đón khách hàng. Vì vậy, để có được ấn tượng tốt trong lòng khách hàng thì nhân viên lễ tân phải củ động tươi cười chào đón du khách. Thái độ thân thiện, gần gũi và cởi mở là những yếu tố quan trọng để lấy được thiện cảm từ khách hàng.

Sự thân thiện của bạn không chỉ thể hiện qua vẻ mặt và lời nói mà còn thể hiện qua ánh mắt và từng cử chỉ. Hãy để khách hàng cảm nhận được họ được tôn trọng và sẵn sàng nhận được sự giúp đỡ khi cần thiết.

Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

Hoàn thành phần chào đón, nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Khi khách hàng muốn đặt phòng thì nhân viên lễ tân sẽ xác định xem họ có đặt phòng trước hay không.

Nếu khách hàng đã đặt phòng trước, thì bạn phải:

+ Hỏi tên khách hàng và tìn hồ sơ qua danh sách nhận từ tổ đặt phòng

+ Xác định lại thông tin với khách hàng, về: tên tuổi, loại phòng, số lượng phòng, dịch vụ kèm theo,…

+ Hỏi lại khách hàng xem họ có thay đổi gì không

+ Sau đó, lễ tân sẽ tiến hành làm thủ tục đăng ký cho khách

Nếu khách hàng chưa đặt phòng trước, thì:

+ Nhân viên sẽ nhận yêu cầu từ khách hàng

+ Xác định tình trạng phòng của khách sạn: số lượng, loại phòng còn trống

+ Giới thiệu cho khách về các loại phòng, dịch vụ của khách sạn

+ Thoả thuận và thuyết phục khách

+ Tiếp nhận thông tin ca nhân của khách hàng

+ Tiến hành là thủ tục đăng ký cho du khách

quy trình check-in khách sạn

Bước 3: Làm thủ tục đăng ký

+ Nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp giấy tờ tuỳ thân: CMT hoặc hộ chiếu.

+ Sau đó sẽ điền các thông tn cần thiết theo mẫu phiếu đăng ký của của khách sạn

+ Sau đó sẽ đưa cho khách để họ xác định lại và yêu cầu khách ký tên vào giấy đăng ký.

Bước 4: Xác nhận phương thức thanh toán với khách hàng

Thanh toán bằng tiền mặt: Thông thường, nếu khách hàng lựa chọn phương thức này, đa số khách sạn sẽ yêu cầu khách hàng tạm ứng trước một phần tiền phòng khi làm thủ tục đăng ký.

Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Với trường hợp này, nhân viên lễ tân sẽ mượn thẻ của khách hàng, lấy số thẻ và xác nhận: loại thẻ đó khách sạn có chấp nhận không, thẻ còn hiệu lực không, tên trên thẻ có đúng với thên khách hàng không và giới hạn thanh toán của thẻ đó,…

Thanh toán bằng Voucher: Có nhiều khách hàng đã mua tour trọn gói từ các công ty lũ hành và nhận nhữn voucher do công ty đó cung cấp. Nhân viên lễ tân sẽ xác nhận lại xem khách sạn mình có chấp nhận voucher của công ty lữ hàng này không sau đó sẽ thu các voucher đó lại, xác nhận thông tin về loại phòng, giá phòng để cung cấp đúng dịch vụ cho khách. Khách sạn sẽ giữ lại những voucher đó để gửi cho công ty lữ hành yêu cầu họ thanh toán.

Công việc check-in của lễ tân khách sạn

Bước 5: Check thông tin xem phòng đã chuẩn bị tốt chưa và giao chìa khoá cho khách

Bước 6: Giới thiệu dịch vụ và thông báo các quy định của khách sạn

+ Nhân viên lễ tân sẽ giới thiệu các dịch vụ đi kèm của khách sạn: ăn uống, spa, thể thao, tour du lịch,…

+ Đồng thời, thông báo cho khách hàng về những quy định của khách sạn, như: giờ check-out, các quy định đền bù nếu xảy ra các vấn đề hỏng hóc thiết bị, giờ phục vụ ăn sáng,…

Bước 7: Đứa khách lên phòng

Lễ tân sẽ thông báo với nhân viên hành lý để  họ chuyển đồ và dẫn khách lên nhận phòng.

làm thủ tục check-in nhanh gọn

Bước 8: Hoàn tất hồ sơ và cập nhật thông tin khách hàng

+ Hoàn tất các giấy tờ, hồ sơ của khách hàng

+ Nhập đầy đủ thông tin khách hàng lên hệ thống quản lý của khách sạn

+ Tiến hành là thủ tục đăng ký tạm trú cho du khách

Bất kể khách sạn lớn nhỏ nào cũng đề yêu cầu khách hàng làm thủ tục check-in khi nhận phòng. Để đảm bảo công việc hiệu quả, tránh những sai xót hay những tình huống bất ngờ: khách hàng khiếu nại về dịch vụ, gia tiền, hạn check-out,... thì nhân viên lễ tân cần nắm rõ và thực hiện theo đúng quy trình check-in của khách sạn.

Cảm ơn các bạn đã bỏ chút thời gian để đọc bài viết, nếu các bạn có ý kiến đóng góp hay thắc mắc gì, thì có thể để lại lời nhắn, chúng tôi sẽ phản hồi trong thời gian sớm nhất.

Và cũng đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo của Star Solutions nha!

Đánh giá danh mục
4.8 (239 votes)

Tin tức liên quan

Đăng ký nhận tin