Thiết bị đồ dùng khách sạn nhà hàng cao cấp

FO khách sạn là gì? Vai trò của bộ phận FO trong khách sạn

FO khách sạn là gì? Bộ phận FO – tiền sảnh khách sạn  – có vai trò gì trong hoạt động của khách sạn? Mô hình tổ chức của FO khách sạn bao gồm những bộ phận nào?

FO khách sạn là gì?

FO khách sạn là gì?
FO khách sạn là gì?

FO là viết tắt của từ Front Office tạm dịch là tiền sảnh. FO khách sạn là từ để chỉ bộ phận tiền sảnh khách sạn.

Bộ phận tiền sảnh khách sạn là một trong những bộ phận quan trọng của khách sạn bên cạnh các bộ phận: Back Office, F&B, … FO khách sạn bao gồm nhiều bộ phận nhỏ: lễ tân, đặt phòng, hỗ trợ khách hàng, business center, …

Xem thêm:

Vai trò của bộ phận FO khách sạn

Khối tiền sảnh giúp hoạt động của khách sạn được hoàn chỉnh

Bộ phận FO khách sạn có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của một khách sạn. Đây được coi là bộ mặt của khách sạn, góp phần xây dựng ấn tượng đầu tiên của khách hàng.

Bộ phận tiền sảnh với các nhiệm vụ đón tiếp khách hàng, quản lý việc đặt phòng, đặt tour, thanh toán, … Do đó, FO là cầu nối giữa khách sạn và khách hàng. FO mang đến cho khách những thông tin cần thiết về các sản phẩm và dịch vụ của khách sạn.

Bộ phận FO giúp khách sạn tăng thêm nguồn thu nhập

Khi đến với khách sạn, khách thuê không chỉ có nhu cầu đặt phòng mà còn có cần nhiều dịch vụ khác: đặt tour du lịch, đặt xe, tàu hay các dịch vụ văn phòng như dịch thuật, fax, .. Tất cả những dịch vụ này đều được thực hiện tại khu vực tiền sảnh. Khả năng thuyết phục của các nhân viên FO quyết định mức thu nhập về những dịch vụ này.

Front Office xây dựng hình ảnh khách sạn
Front Office xây dựng hình ảnh khách sạn

Front Office xây dựng hình ảnh khách sạn

FO khách sạn giúp giải quyết những vấn đề cho khách thuê, giúp xây dựng hình ảnh, thương hiệu khách sạn. Một bộ phận FO chuyên nghiệp , hoàn thiện giúp khách sạn để lại ấn tượng tốt hơn trong lòng khách hàng, từ đó, có thể có thêm nhiều đối tượng khách cũ, khách quay lại.

FO góp phần xây dựng chiến lược kinh doanh khách sạn

Bộ phận tiền sảnh khách sạn có khả năng góp ý, xây dựng kế hoạch kinh doanh khách sạn. Bởi đây là bộ phận tiếp xúc rất nhiều với khách hàng. Do đó, họ có hiểu biết về thị hiếu, nhu cầu của khách hàng. FO sẽ đưa ra những đánh giá chuẩn xác về sở thích của từng nhóm đối tượng khách thuê. Ban quản lý có thể dựa vào đó để xây dựng ra chiến lược kinh doanh hiệu quả nhất.

Cơ cấu tổ chức của bộ phận FO khách sạn

Bộ phận FO khách sạn bao gồm nhiều chức vụ khác nhau, trong đó, có thể phân thành các nhóm:

Bộ phận Lễ tân (Reception)

Lễ tân khách sạn có công việc chính là làm thủ tục check in, check out, giới thiệu các loại phòng. Đồng thời, cung cấp các thông tin về dịch vụ khác của khách sạn. Nhân viên lễ tân trong khách sạn cũng có nhiệm vụ giải đáp các thắc mắc, giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ của khách sạn cho khách hàng.

Cơ cấu tổ chức của bộ phận FO khách sạn
Cơ cấu tổ chức của bộ phận FO khách sạn

Xem thêm: 

Bộ phận Thu ngân (Cashier)

Bộ phận thu ngân chịu trách nhiệm thu những chi phí khách hàng đã tiêu phí tại khách sạn: tiền phòng, các bill dịch vụ (ẩm thực, minibar, giặt là, …). Nói cách khác, khi khách thuê cần thanh toán bất cứ dịch vụ tính phí nào trong khách sạn, họ đều cần tìm nhân viên Cashier.

Tổ đặt phòng (Reservations)

Công việc chính của tổ đặt phòng là theo dõi tình trạng phòng hiện tại  của khách sạn; giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến vấn đề phòng: trả phòng sớm, trả phòng muộn, … Tại những khách sạn nhỏ, tổ đặt phòng có thể được gộp chung vào bộ phận lễ tân.

Tổ dịch vụ văn phòng (Business Center)

Cung cấp các dịch vụ văn thư, văn phòng: dịch thuật, in ấn, copy, fax, .. cho khách hàng. Tuy nhiên, không phải khách sạn nào cũng có một bộ phận Business Center riêng biệt và hoàn chỉnh. Hầu như, chỉ những khách sạn lớn 4-5 sao mới có khu vực Business Center.

Bộ phận Tổng đài khách sạn (Operator)
Bộ phận Tổng đài khách sạn (Operator)

Xem thêm: 

Bộ phận Tổng đài (Operator)

Bộ phận tổng đài khách sạn là một phần nhỏ của FO khách sạn. Bộ phận này có nhiệm vụ chính là nhận các cuộc điện thoại từ bên ngoài, nối máy với các bộ phận khác trong khách sạn; ghi nhận và chuyển lời nhắn, ghi hóa đơn những cuộc gọi tính phí từ khách, … Cũng như tổ đặt phòng, tại những khách sạn nhỏ, công việc của bộ phận tổng đài sẽ được thực hiện bởi nhân viên lễ tân.

Bộ phận quan hệ khách hàng (Guest relation)

Quan hệ khách hàng sẽ ghi nhận những góp ý của khách và giải quyết nếu có thể. Tại những khách sạn cao cấp, bộ phận quan hệ khách hàng sẽ được thiết lập riêng biệt. Tuy nhiên, với những khách sạn quy mô nhỏ hơn, công việc của bộ phận này sẽ được thực hiện bởi các nhân viên FO khác.

Bộ phận hướng dẫn khách (Concierge)

Cocierge  tư vấn cho khách hàng những thông tin về đặc điểm của khách sạn cũng như khu vực giải trí xung quanh, hỗ trợ đón tiếp khách khi cần thiết. Nhân viên bộ phận này cần phải có hiểu biết rõ ràng về các hoạt động, dịch vụ của khách sạn cũng như các dịch vụ vui chơi, ăn uống trong khu vực và cách thức di chuyển đến những địa điểm đó.

Doorman, bellman trực thuộc FO khách sạn
Doorman, bellman trực thuộc FO khách sạn

Bộ phận Hành lý (Doormen, Bellmen)

Giúp khách thuê mở cửa xe, cửa ra vào, hướng dẫn đỗ xe, xách hành lý, nhận hành lý gửi tạm, đưa khách lên phòng, … Bởi đặc thù công việc, nhân viên bộ phận hành lý thường chỉ tuyển nhân viên nam – những người có sức khỏe tốt để có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.

FO là bộ phận quan trọng trong khách sạn. Các vị trí: Lễ tân, bell, đặt phòng, … luôn là những công việc đắt giá được rất nhiều người quan tâm, theo đuổi, đặc biệt là những người trẻ. Đây cũng là những vị trí đem lại cơ hội thăng tiến nhanh cho nhân viên.

Xem thêm:

FO khách sạn là gì? Vai trò của bộ phận FO trong khách sạn
5 (100%) 1 vote

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *