Thiết bị đồ dùng khách sạn nhà hàng cao cấp

Quy trình check-in khách sạn nhân viên lễ tân cần nhớ kỹ

Check in và Check out là hai thủ tục quan trọng mà khách hàng thực hiện khi thuê phòng khách sạn. Vậy lễ tân khách sạn cần thực hiện những gì khi check in ?

Check-in là gì?

Check-in là một thuật ngữ tiếng Anh được ghép bởi hai chữ “Check”“in”. Đầu tiên, chúng ta đi vào phân tích khái niệm “check” là gì? Trong từ điển tiếng Anh, check có nghĩa là kiểm tra, đánh dấu, gửi, … và được dùng để diễn tả hành động kiểm tra hay bắt sự vật, hiện tượng khác không được di chuyển theo đúng nghĩa đen. Còn “in” thì chắc hẳn ai cũng biết, nó có nghĩa là trong, ở trong. Khi ghép hai chữ này với nhau chúng ta có từ check-in với nghĩa là: ghi tên khi đến.

Cụ thể, khi áp dụng vào lĩnh vực khách sạn, check-in được hiểu là quy trình thực hiện các thủ tục đăng ký, xác nhận thông tin để du khách được lưu trú trong khách sạn. Công việc này thường do bộ phận lễ tân khách sạn phụ trách thực hiện.

Check-in là gì?
Check-in là gì?

Quy trình check-in khách sạn tiêu chuẩn mà nhân viên lễ tân cần nắm rõ

Bước 1: Chào đón khách hàng

Ấn tượng ban đầu mà khách sạn của bạn để lại cho khách hàng chính là thái độ khi chào đón khách hàng. Vì vậy, để có được ấn tượng tốt trong lòng khách hàng thì nhân viên lễ tân phải chủ động tươi cười chào đón du khách. Thái độ thân thiện, gần gũi và cởi mở là những yếu tố quan trọng để lấy được thiện cảm từ khách hàng.

Sự thân thiện của bạn không chỉ thể hiện qua vẻ mặt, lời nói mà còn thể hiện qua ánh mắt và từng cử chỉ. Hãy để khách hàng cảm nhận họ được tôn trọng và sẵn sàng nhận được sự giúp đỡ khi cần thiết.

Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

Hoàn thành phần chào đón, nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Khi khách hàng muốn đặt phòng thì nhân viên lễ tân sẽ xác định xem họ có đặt phòng trước hay không.

Nếu khách hàng đã đặt phòng trước, thì bạn phải:
  • Hỏi tên khách hàng và tìm hồ sơ qua danh sách nhận từ tổ đặt phòng
  • Xác định lại thông tin với khách hàng: tên tuổi, loại phòng, số lượng phòng, dịch vụ kèm theo, …
  • Hỏi lại khách hàng xem họ có thay đổi gì không
  • Sau đó, lễ tân sẽ tiến hành làm thủ tục đăng ký cho khách
Nếu khách hàng chưa đặt phòng trước, thì:
  • Nhân viên sẽ nhận yêu cầu từ khách hàng
  • Xác định tình trạng phòng của khách sạn: số lượng, loại phòng còn trống
  • Giới thiệu cho khách về các loại phòng, dịch vụ của khách sạn
  • Thoả thuận và thuyết phục khách
  • Tiếp nhận thông tin ca nhân của khách hàng
  • Tiến hành là thủ tục đăng ký cho du khách
Quy trình check-in khách sạn tiêu chuẩn
Quy trình check-in khách sạn tiêu chuẩn

Bước 3: Làm thủ tục đăng ký

  • Nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp giấy tờ tuỳ thân: CMT hoặc hộ chiếu.
  • Sau đó, sẽ điền các thông tin cần thiết theo mẫu phiếu đăng ký của của khách sạn
  • Đưa cho khách để họ xác định lại và yêu cầu khách ký tên vào giấy đăng ký.

Bước 4: Xác nhận phương thức thanh toán với khách hàng

Thanh toán bằng tiền mặt

Thông thường, nếu khách hàng lựa chọn phương thức này, đa số khách sạn sẽ yêu cầu khách hàng tạm ứng trước một phần tiền phòng khi làm thủ tục đăng ký.

Thanh toán bằng thẻ tín dụng

Với trường hợp này, nhân viên lễ tân sẽ mượn thẻ của khách hàng, lấy số thẻ và xác nhận: loại thẻ đó khách sạn có chấp nhận không, thẻ còn hiệu lực không, tên trên thẻ có đúng với tên khách hàng không và giới hạn thanh toán của thẻ đó, …

Thanh toán bằng Voucher

Có nhiều khách hàng đã mua tour trọn gói từ các công ty lữ hành và nhận những voucher do công ty đó cung cấp. Nhân viên lễ tân sẽ xác nhận lại xem khách sạn mình có chấp nhận voucher của công ty lữ hành này không, sau đó sẽ thu các voucher đó lại; xác nhận thông tin về loại phòng, giá phòng để cung cấp đúng dịch vụ cho khách. Khách sạn sẽ giữ lại những voucher đó để gửi cho công ty lữ hành yêu cầu họ thanh toán.

Kiểm tra thông tin trước khi giao chìa khóa cho khách hàng
Kiểm tra thông tin trước khi giao chìa khóa cho khách hàng

Bước 5: Check thông tin xem phòng đã chuẩn bị tốt chưa và giao chìa khoá cho khách

Bước 6: Giới thiệu dịch vụ và thông báo các quy định của khách sạn

  • Nhân viên lễ tân sẽ giới thiệu các dịch vụ đi kèm của khách sạn: ăn uống, spa, thể thao, tour du lịch, …
  • Thông báo cho khách hàng về những quy định của khách sạn: giờ check-out, các quy định đền bù nếu xảy ra các vấn đề hỏng hóc thiết bị, giờ phục vụ ăn sáng, …

Bước 7: Đưa khách lên phòng

Lễ tân sẽ thông báo với nhân viên hành lý để  họ chuyển đồ và dẫn khách lên nhận phòng.

Quy trình check-in khách sạn tiêu chuẩn
Quy trình check-in khách sạn tiêu chuẩn

Bước 8: Hoàn tất hồ sơ và cập nhật thông tin khách hàng

  • Hoàn tất các giấy tờ, hồ sơ của khách hàng
  • Nhập đầy đủ thông tin khách hàng lên hệ thống quản lý của khách sạn
  • Tiến hành làm thủ tục đăng ký tạm trú cho du khách

Bất kể khách sạn lớn nhỏ nào cũng đề yêu cầu khách hàng làm thủ tục check-in khi nhận phòng. Để đảm bảo công việc hiệu quả, tránh những sai sót hay những tình huống bất ngờ: khách hàng khiếu nại về dịch vụ, giá tiền, hạn check-out, … thì nhân viên lễ tân cần nắm rõ và thực hiện theo đúng quy trình check-in của khách sạn.

Xem thêm:

Quy trình check-in khách sạn nhân viên lễ tân cần nhớ kỹ
5 (100%) 2 votes

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *