Thiết bị đồ dùng khách sạn nhà hàng cao cấp

Receptionist là gì? Vai trò của Receptionist trong khách sạn là gì?

Receptionist  có thể coi là một thuật ngữ khá phổ biến thường dùng trong khách sạn hiện nay. Vậy bạn có muốn tìm hiểu xem Receptionist là gì? Vai trò của Receptionist là gì ở trong khách sạn? Và nó có tầm quan trọng như thế nào trong khách sạn? Bạn hãy nhanh chóng đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé.

Receptionist là gì?

Receptionist được biết đến là bộ phận lễ tân trong khách sạn. Họ sẽ đảm nhận nhiệm vụ tiếp đón, làm thủ tục check –in, check – out, tiếp nhận thông tin và xử lý các yêu cầu của khách hàng. Trong thời gian lưu trú tại khách sạn họ sẽ phải giải quyết tất cả mọi vấn đề mà khách hàng gặp phải. Receptionist là bộ phận có nhân viên đầu tiên cũng là nhân viên cuối cùng tiếp xúc với khách hàng. Vậy nên tất cả hành động, cử chỉ của nhân viên lễ tân cũng đều ảnh hưởng đến cái nhìn của khách hàng với nhà hàng – khách sạn đó.

>> Xem thêm: KPIs là gì? Quy trình xây dựng hệ thống KPI

Receptionist là gì?
Receptionist là gì? Receptionist được xem là bộ mặt của nhà hàng – khách sạn

Công việc của Receptionist là gì?

Ngoài những công việc nêu ở trên mà nhân viên lễ tân phải làm thì bên cạnh đó họ còn phải đảm nhận thêm một số công việc nữa như:

1. Đối với nhân viên lễ tân nhà hàng:

  • Sắp xếp lịch đặt bàn và cùng với các bộ phận khác chuẩn bị đầy đủ, chu đáo trước khi khách hàng đến.
  • Hướng dẫn khách hàng đến đúng vị trí đã được đặt sẵn.
  • Đảm bảo khách hàng đã thanh toán đầy đủ trước khi ròi khỏi nhà hàng.
  • Lưu trữ được thông tin của các khách hàng quen khi đến nhà hàng.
  • Lưu trữ, ghi chép cụ thể các khoản thanh toán theo từng ngày một.
  • Phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác và người quản lý để giải quyết các sự cố nhanh chóng và không làm ảnh hưởng đến khách hàng .
  • Giải đáp được mọi thắc mắc của khách về bất kỳ vấn đề gì.

2. Đối với nhân viên lễ tân khách sạn:

  • Phối hợp với bộ phận dọn phòng và đảm bảo phòng luôn sạch sẽ trước khi khách hàng đến.
  • Giới thiệu, tư vấn cho khách hàng sử dụng tất cả các dịch vụ của khách sạn
  • Tiếp đón khách hàng, thực hiện thủ tục check – in và bố trí phòng cho khách.
  • Tiếp nhận những thông tin phản hồi, yêu cầu từ khách hàng và giải quyết nhanh chóng cùng với các bộ phận khác.
  • Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng, nếu ngoài phạm vi của mình thì phải liên lạc ngay với bộ phận liên quan.
  • Thanh toán, làm các thủ tục check – out cho khách hàng.
  • Cung cấp thêm thông tin về nguồn khách hàng cũng như mọi khiếu nại, yêu cầu của khách hàng cho bộ phận khác để kịp thời khắc phục và lập ra những kế hoạch tốt nhất dành cho khách hàng.

>> Xem thêm: Revpar là gì? Tầm quan trọng của Revpar trong kinh doanh khách sạn

Receptionist là gì?
Receptionist là gì? Công việc mà Receptionist cần phải làm trong khách sạn

3 phương pháp giao tiếp với khách hàng hiện nay:

Receptionist được xem như là gương mặt đại diện của khách sạn. Hàng ngày họ phải tiếp xúc, gặp gỡ, giao tiếp với rất nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Những khách hàng đó không chỉ là những vị khách nội địa mà còn bao gồm cả những vị khách quốc tế. Vì vậy đòi hỏi ở các Receptionist phải biết giao tiếp một cách phù hợp, chuẩn mực để làm hài lòng khách hàng. Dưới đây là 3 cách giao tiếp thường xuyên tại khách sạn.

1. Giao tiếp bằng lời nói:

  • Ấn tượng của khách hàng đối với khách sạn sẽ được đánh giá qua cách ứng xử, lời nói, hành động của các nhân viên lễ tân. Nó được thể hiện rõ nhất qua các hành động như chào hỏi, giới thiệu về cách dịch vụ, tiếp nhận và xử lý các khiếu nại của khách sạn…
  • Khi đó nhân viên lễ tân sẽ phải ăn nói trôi chảy, lịch sự , nhẹ nhàng để khách hàng thấy sự chuyên nghiệp của mình. Và luôn sử dụng các từ ngữ như “cảm ơn”,” xin lỗi”,” xin phép”… trong câu nói để tạo thêm thiện cảm, giúp lời nói dễ nghe và dễ thuyết phục hơn.

2. Giao tiếp bằng văn bản:

  • Thông thường các sẽ bao gồm các hình thức như : thư hỏi thông tin, thư xác nhận đặt phòng, thư phàn nàn về chất lượng… Có một số khách sạn lại dùng những chiếc thiệp viết những tâm tư, tình cảm dành cho khách hàng.
  • Bạn cần phải chú ý đến nội dung và mục đích truyền tải những thông tin thật chính xác. Nếu Receptionist giải quyết mọi thắc mắc của khách hàng thì cần phải ghi rõ thời gian thực hiện là bao giờ. Chắc chắn những yêu cầu đó phải được giải đáp nhanh chóng và kịp thời. Bạn cũng cần phải lưu ý cách xưng hô với khách hàng trong văn bản như xưng ông/ bà/cô (Mr/Mrs/Miss) khi giao tiếp lần đầu. Mrs dành cho phụ nữ đã có gia đình, Miss dành cho phụ nữ chưa có gia đình và Ms dùng khi chưa biết người phụ nữ đó có gia đình hay chưa.

>> Xem thêm: Điều gì lễ tân khách sạn cần thuộc làu khi làm việc mỗi ngày

Receptionist là gì
Receptionist là gì? Nhân viên Receptionist sẵn sàng tiếp nhận thông tin, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng

3. Giao tiếp phi ngôn ngữ:

  • Những cử chỉ của lễ tân được thể hiện ra bên ngoài cũng được coi là một phương pháp phi ngôn ngữ. Trong đó sẽ bao gồm như : nét mặt, cử chỉ, ánh mắt, cách bắt tay, tư thế đứng hoặc ngồi, hình thức bên ngoài…
  • Đây có thể coi là một phương pháp không trực tiếp đến khách hàng. Nhưng nó lại được khách hàng đánh giá khá nhiều trong giao tiếp . Vì vậy bắt buộc Receptionist cần phải làm chủ được mọi hành động, tư thế của mình. Bên cạnh đó hình thức bên ngoài của Receptionist luôn phải chỉn chu, lịch sự nhất. Như vậy Receptionist sẽ thể hiện được sự đẳng cấp, chuyên nghiệp của mình trước mặt khách hàng.

Trên đây chỉ là chia sẻ nhỏ của Star Solutions về Receptionist. Đây cũng là bộ phận đòi hỏi khá nhiều kiến thức, kinh nghiệm để có thể đáp ứng được tất cả các công việc. Bên cạnh đó giao tiếp với khách hàng và kỹ năng xử lý sự cố nhanh chóng lại rất quan trọng. Nếu bạn muốn theo nghề này thì phải cần phải bổ sung kiến thức và kỹ năng mềm của mình rất là nhiều để có thể nâng cao trình độ bản thân hơn.

>> Xem thêm : Những kĩ năng nhân viên phục vụ bàn khách sạn nhất định phải có

Receptionist là gì? Vai trò của Receptionist trong khách sạn là gì?
Đánh giá bài viết này

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *