Thiết bị đồ dùng khách sạn nhà hàng cao cấp

Tiêu chuẩn 5s là gì? Quy trình thực hiện 5s trong khách sạn

Tiêu chuẩn 5S ra đời tại Nhật Bản và được công ty Toyota áp dụng đầu tiên. Sau những thành công mà công ty này thu được, 5S đã nhanh chóng thịnh hành toàn thế giới. Vậy tiêu chuẩn 5s là gì? Lợi ích của việc thực hiện 5S? Quy trình thực hiện 5S như thế nào?

Tiêu chuẩn 5S là gì?

Tiêu chuẩn 5S là gì? Tiêu chuẩn 5S là tổ hợp 5 chữ S đầu tiên của 5 từ tiếng Nhật là: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Ý nghĩa của 5  từ này lần lượt là: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Đây là những tiêu chuẩn được đặt ra và áp dụng đầu tiên ỏ Nhật Bản. Sau đó, với lợi ích và tính thực dụng của nó, tiêu chuẩn 5S đã trở thành một tiêu chuẩn được các doanh nghiệp trên toàn thế giới áp dụng.

Trong tiếng Ạnh, tiêu chuẩn 5S được biểu đạt bằng: Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain. Với ý nghĩa giống như trong tiếng Việt và tiếng Nhật.

Tiêu chuẩn 5S là gì?
Tiêu chuẩn 5S là gì?

Giải thích từng bước trong tiêu chuẩn 5S là gì – Quy trình thực hiện 5S

Khi áp dụng tiêu chuẩn 5S vào trong hoạt động của một doanh nghiệp, quy trình phải được thực hiện theo thứ từ các chữ S lần lượt từ S1 đến S5.  Cụ thể:

S1 – Seiri – Sort – Sàng lọc

Loại bỏ những vật dụng, đồ dùng không cần thiết ra khỏi nơi làm việc.

Khi thực hiện S1, có 3 điều cần nhớ và đảm bảo thực hiện:

  • Phải tiến hàng S1 định kì, thường xuyên
  • Những đồ dùng, nguyên vật liệu, thiết bị, … hỏng, chưa dùng đến, không cần thiết bị loại bỏ hoặc đem ra khỏi nơi làm việc.
  • Chỉ giữ lại những đồ dùng, thiết bị, nguyên vật liệu cần thiết.

S2 – Seiton – Straighten – Sắp xếp

Sắp xếp nơi làm việc một cách gọn gàng. Mọi thứ, kể cả những đồ vật trong kho phải gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, thuận tiện.

  • Sau khi lọc ra những đồ vật cần thiết, phải sắp xếp chúng một cách khoa học, gọn gàng.
  • Có vị trí quy định với từng vật dụng; có dấu hiệu nhận biết rõ ràng.
  • Mọi nhân viên, mọi người phải tuân thủ nghiêm ngặt sự sắp xếp trên

S3 – Seiso – Shine – Sạch sẽ

Luôn có ý thức vệ sinh và đảm bảo vệ sinh cho nơi làm việc. Đảm bảo nơi làm việc sạch sẽ, không bụi bẩn, giữ sức khỏe cho bản thân và đồng nghiệp.

Việc thực hiện S3 phải được tiến hành định kì và bất cứ khi nào (khi có bụi, rác).

Việc vệ sinh, đảm bảo sạch sẽ phải được thực hiện với cả:

  • Đồ dùng, dụng cụ làm việc
  • Nơi làm việc
  • Xung quanh nơi làm việc
Quy trình thực hiện tiêu chuẩn 5S là gì?
Quy trình thực hiện tiêu chuẩn 5S là gì?

S4 – Seiketsu – Standardize – Săn sóc

Luôn giữ gìn, tạo môi trường làm việc, nơi làm việc khoa học và thân thiện bằng cách thực hiện S1, S2, S3.

  • Duy trì định kì và chuẩn hóa quy trình từ S1 đến S3. Có quy định rõ ràng về thời gian tiến hành, công việc cụ thể, yêu cầu với từng công việc cho.
  • Lập nên quy định về trạch nhiệm thực hiện 3S đối với từng cá nhân.

S5 – Shitsuke – Sustain – Sẵn sàng

Tạo thói quen tự giác khi làm việc, giữ nề nếp làm việc để đảm bảo môi trường làm việc khoa học, tiện lợi.

Tạo nên môi trường làm việc khoa học, thuận tiện dựa trên ý thức làm việc tự giác của từng cá nhân. Giảm thiểu tối đa sự lãng phí thời gian, công sức, nhân lực và cả vật chất trong công việc.

Đối với việc áp dụng tiêu chuẩn 5S, cần có sự phối hợp và hoạt động của một tập thể từ nhân viên đến quản lý. Ngoài ra, để áp dụng tốt tiêu chuẩn 5S vào doanh nghiệp, nhiều chuyên gia còn cho rằng, phải có sự hiện diện của 3D. Vậy 3D là gì?

3D là gì? 3D 5S là gì?

3D là bộ quy tắc mà mỗi người làm quản lý đều nên áp dụng. Bộ quy tắc 3d bao gồm: Directing – chỉ đạo; Discussing – thảo luận; Delegating – ủy thác.

Việc áp dụng quy tắc 3D để thực hiện tiêu chuẩn 5S  nghĩa là lãnh đạo, quản lý phải đưa ra chỉ đạo, định hướng cho nhân viên và hướng dẫn họ thực hiện những việc họ cần làm; cách để đạt được kết quả tốt nhất. Sau đó, phân công những nhiệm vụ, vai trò cụ thể đến nhân viên cấp dưới của mình. Đồng thời, định ra những tiêu chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thành của công việc.

Không phải cứ áp dụng tiêu chuẩn 5S là mọi việc sẽ diễn ra trơn tru. Việc áp dụng tiêu chuẩn 5S có thành công hay không tùy thuộc vào cách tiến hành của từng doanh nghiệp. Thay vào đó, việc kết hợp quy chuẩn 3D sẽ giúp tỉ lệ thành công của việc thực hiện tiêu chuẩn 5S cao hơn. Đây chính là lý do vì sao người ta thường đặt 3D đi liền với 5S, tạo thành thuật ngữ 3D 5S.

Lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn 5S là gì?
Lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn 5S là gì?

Xem thêm:

Pre-opening là gì? Những công việc trong pre-openning khách sạn

Lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn 5S

  • Xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, tích cực
  • Giảm thiểu lãng phí về mọi mặt: thời gian, công sức, nguồn nhân lực, tiền bạc, …
  • Từ việc giảm thiểu sự lãng phí về thời gian và tiền bạc, việc áp dụng tiêu chuẩn 5S sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao ưu thế khi cạnh tranh với các đối thủ của mình.
  • Đề cao tính an toàn trong công việc, sản xuất. Phòng ngừa các tình huống rủi ro một cách chủ động. Có biện pháp giải quyết kịp thời trong mọi tình huống.
  • Nâng cao tính kỉ luật, ý thức tự giác và tinh thần làm việc của từng cá nhân.
  • Tăng cường tính đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp.
  • Tăng cường tính sáng tạo, tính tích cực trong công việc của mỗi cá nhân.
  • Tạo dựng và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp tốt đẹp, tiến bộ và khoa học hơn trong mắt khách hàng. Tạo hảo cảm từ phía khách hàng, thu hút nhân tài về với doanh nghiệp.

Tại sao tiêu chuẩn 5S lại ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng

Việc áp dụng các tiêu chuẩn 5S ngày càng được mở rộng trong cộng đồng các doanh nghiệp bởi những lý do sau:

Tiêu chuẩn 5S có thể áp dụng với mọi loại hình, mọi quy mô doanh nghiệp khác nhau.

Việc giải thích các bước của tiêu chuẩn 5S khá đơn giản và dễ dàng, không đòi hỏi mỗi người phải lý giải những thuật ngữ chuyên ngành hay từ nước ngoài khó nhớ.

Những yêu cầu trong tiêu chuẩn 5S sát với những yêu cầu thực tế về một môi trường làm việc lành mạnh của mỗi người. Do đó, việc thực hiện sẽ không gặp nhiều phản đối. Tỉ lệ nhân viên tự nguyện thực hiện các quy định này là rất lớn.

Phần lớn các doanh nghiệp đều đang gặp phải những vấn đề tồn đọng:

  • Nhiều đồ dùng, thiết bị thừa, sắp xếp bừa bãi
  • Nhiều công việc chưa có quy chuẩn rõ ràng, mất thời gian sắp xếp, làm lại nhiều lần vì sai sót.
  • Thiết bị văn phòng, nguyên liệu, máy móc không được vệ sinh thường xuyên
  • Nơi làm việc còn thiếu an toàn: dây điện rối, chưa hợp lý; tường ố, bẩn; đọng nước, ẩm ướt; thiếu ánh sáng; …
  • Tinh thần là việc, sáng tạo, ý thức nhân viên và đoàn kết nội bộ còn kém

Với những lý do trên, tiêu chuẩn 5S đang ngày càng được mở rộng ra mọi ngành, mọi nghề, mọi quy mô, đẳng cấp doanh nghiệp. Việc hiểu biết kĩ càng về tiêu chuẩn 5S giúp các doanh nghiệp có những quyết định sáng suốt khi áp dụng tiêu chuẩn này. Đồng thời, có thể đưa ra cách thức áp dụng phù hợp, ổn thỏa với doanh nghiệp mình nhất.

Xem thêm:

SOP là gì? Quy trình thao tác chuẩn SOP trong khách sạn là gì?

M&A là gì? Lợi ích của việc tiến hành M&A trong kinh doanh

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.